科学研究

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药学院科研相关常规事项工作流程



工作流程目录

1. 学科科研主管院长签名章管理制度

2. 横向合同签署流程

3. 纵向合作协议签署流程

4. 科研项目申请书、结题报告等盖校章流程

5. 学术活动申请流程

6. 科研论文发表单位证明开具流程

7. 专利申请流程

8. 校外人员科研攻关申请流程

9. 经费预算调整流程

10. 20万以上大型仪器设备校内采招流程



1. 学科科研主管院长签名章管理制度  

为进一步规范药学院学科科研主管院长签名章的管理和使用,既方便群众办事,保证科研审核的实效性,又体现科研管理的严肃性,确保印章合规使用与安全保管,特制定如下规范:

一、签名章的使用范围

由学科科研办受理或起草的文件、文书,包括各类项目申报书、合同书、数据报表、报告、校章用印单、承诺书、科研经费大额支付申请单及其他与科研工作相关的材料。

二、签名章的使用程序

(一)授权清单内文件、文书

1. 申请人提交完整材料,经受理人员审核无误后,可使用签名章即刻办理;

2. 受理人员需将使用签名章签发的材料扫描或拍照及时发送给主管领导报备。

(二)非授权清单内文件、文书

1. 非授权清单内的文件、文书由分管领导亲自审核签发,原则上不使用签名章。

2. 因不可抗力,分管领导无法在文件规定时效内亲自审核签发的,可以将材料扫描或拍照后发送给分管领导审核,经分管领导审核通过并授权,方可使用签名章。

三、签名章的管理

1. 授权清单:

1)复旦大学大额资金支付申请表

2)购置大型精密仪器设备申请表/专家意见论证表

3)复旦大学医科科研材料用印送签单/复旦大学印章使用登记表

2. 签名章日常由办公室科长保管,做好印章使用登记记录。

3. 授权清单内材料使用签名章签发后,扫描件上由盖章人签字后存档。

4. 非授权清单内材料使用签名章签发后,将分管领导授权使用签名章的信息打印后与扫描件一起存档。  



2. 横向合同签署流程 

1)申请人下载并填写四技合同(见下附链接);

2)电子版提交学科科研办预审;

3)电子版提交校科研院审核;

4)反馈审核修改意见;

5)修改确认后,50万以上合同提交校法务审核;

6)合同审回后,50万以下合同及经法务审核通过的50万以上合同,打印提交纸质版合同(技术开发合同、技术转让合同一式5份,技术服务合同一式4份),安排对方单位先盖章。

7)填写审核表、复审表(见下附链接),对方单位组织机构代码证和盖好章的合同一并提交学科科研办,如项目为50万以上项目,需要提交法务意见并签字;

8)经学科科研办复核后,提交学院科研主管领导审核,并送校科研院复核、签字、盖章;

9)送对方单位盖章、纸质合同生效后,进负责人财务系统,点击“科研财务”后,点击上方“横向项目”,点击左下角“+新增合同”,进入页面填写合同相关信息。还需要将双方盖完章的纸质合同扫描后,上传附件。必须完成以上操作,科研院才会接收存档纸质合同。

10)将纸质合同反馈回校科研院与学院学科科研办存档(技术开发合同、技术转让合同留校科研院3份、学院1份;技术服务合同留校科研院2份、学院1份)。


四技合同、审核表、复审表下载链接:

四技合同(模板).rar

复旦大学药学院合同报批审核申请表.docx

科技合同复审表.docx



3. 纵向合作协议签署流程

1)申报人草拟联合申报协议;

2)电子版发学院学科科研办预审;

3)电子版发医学科研办预审;

4)通过预审后,填写复旦大学医科科研材料用印送签单(见下附链接),提交学科科研办审核、签字;

5)提交项目责人已签字的纸质版协议与复旦大学医科科研材料用印送签单至医学科研办审核、签字;

6)携以上文件至邯郸校区校长办公室盖章。

注:部分项目需要在申报阶段的预算需要经过财务处审核,请将预算发送至财务处邮箱审核确认。医学财务办邮箱:cwckyb@fudan.edu.cn


纵向项目联合申报协议(模板)下载链接:

基金项目联合申报协议(模板)

校章用印单链接:

新版-复旦大学医科科研材料送签单、复旦大学印章登记表-2018-4-2



4. 科研项目申请书、结题报告等盖校章流程

1)按项目管理要求填写项目申请书或结题报告;

2)正式提交前,先进行财务审核,财务联系电话:54237005  邮箱:cwckyb@fudan.edu.cn

3)通过财务审核后,正式网上提交。打印纸质版,项目负责人及团队成员签字,填写复旦大学医科科研材料用印送签单(见下附链接),送学院学科科研办审核、签字;

4)提交项目负责人及团队成员已签字的申请书或结题报告与复旦大学医科科研材料用印送签单至医学科研办审核、签字;

5)携以上文件至邯郸校区校长办公室盖章。

注:有特殊要求的项目除外。


校章用印单链接:

新版-复旦大学医科科研材料送签单、复旦大学印章登记表-2018-4-2



5. 学术活动申请流程

1)如学术活动由教研室/中心/重点实验室自行组织,请填写复旦大学药学院学术报告申请登记表(见下附链接),申请人签字后,提交学科科研办,进行信息审核登记;

2)如学术活动需要学院出面帮助组织、支付专家费用,请填写复旦大学药学院学术报告申请登记表(见下附链接),至少提前10天将电子版发送至pharmrd@shmu.edu.cn并将纸质版送至学科科研办,进行审核、登记。


申请登记表下载链接:

复旦大学药学院学术报告申请登记表2019版.doc



6. 科研论文发表单位证明开具流程

1)投稿人下载并填写科研论文审查表(见下附链接),由导师审查签字、教研室主任签字。打印论文纸质版1份,请导师在论文首页右上角签字并注明日期;

2)将上述材料提交学科科研办初审,请主管领导签字。

3)相关材料学科科研办存档,并出具盖院章介绍信。

备注:论文发表严控论文润色费等非版面费支出。


科研论文审查表下载链接:

科研论文审查表



7. 专利申请流程
1)《复旦大学知识产权管理系统》开始正式运行,校内登陆地址为:10.107.12.38:8080;用户名为:工号;初始密码:888888。
2)申请专利请登陆该系统后,在“我的申请—新建发明/实用新型”模块创建新的专利申请。
3)申请软件著作权请登陆该系统后,在“版权管理—软件著作权”模块创建新的软件著作权申请。
4)2018年8月学校已完成专利代理服务采购招标工作,中标的九家专利代理服务机构信息已公开在系统里,各位老师可以根据需要进行挑选。如课题组需要委托中标机构之外的专利代理服务机构,发生的专利代理费用需要课题组自行支付。
联 系 人:肖晋芬
联系电话:65643778
 
专利代理服务机构信息下载链接:

复旦大学专利代理服务机构信息



8. 校外人员科研攻关申请流程

1)下载并填写校外人员进校申请表;

2)提交校内接收人员承诺书(可参考附件模板);

3)提交申请表、校外人员个人承诺书(需本人签字)、接收校外人员负责人承诺书(本校申请人签字)、校外人员单位知情同意书(单位需盖章)、校外人员绿码和行程码至科研办;

4)审核通过后,登录个人ehall系统申请临时一卡通;

5)一卡通领取后,联系学院人事(洪兰)老师(科研楼西辅楼208)填写进校人员报备表。


外人员进校申请表、个人承诺书模板下载链接:

关于进校开展科研工作的申请(模板).docx

应急进校承诺书模板.docx

疫情防控期间科研相关校外人员进校审批表.docx



9. 经费预算调整流程

1)进入个人财务系统-科研管理-纵向项目-预算调整;

2)点击左下角新增;

3)选择需要调整的项目并填写相应调整内容;

4)提交后联系科研办办理后续审核流程。



10. 20万以上大型仪器设备校内采招流程

1100万元以上的仪器需要填写政府采购意向表(详见附件1),负责人签字盖章,提前1个月公示采购需求,具体可以跟采招中心郭蓓老师联系,电话021-65645621,邮箱:bguo@fudan.edu.cn100万元以下的可以省略这一步骤,按照下述采招流程走;

2)网上ehallhttp://ehall.fudan.edu.cn)系统办事大厅里面搜索统一采购申请服务,进入服务后点击货物类采购,按照步骤填写采招申请表, 采购项目名称填写: 复旦大学xxxx仪器采购;仪器编码根据链接自己查;填写财务处下发的经费代码,代理公司填写由学校指定的公司: 上海国际招标有限公司,联系人联系方式: 王晓 13764077009

3)教育部批复的新增资产表可以向学科办申请查询请截屏盖章上传(购置的50万元以上的通用仪器及100万元以上的专用仪器才需要);

4)填写技术指标建议先与招标公司王晓联系修改后再上传, 重要技术指标请打星号;联系人请填写招标时参会的用户代表;

5)为节省时间,可以经子平台负责人同意后将仪器技术指标发给招标公司, 同时填写完整的采招申请表,注意招标的仪器金额需要在上海市科委批复的仪器金额中扣除2%的外贸及资产代理费用;

6)确认好仪器的价格及详细的配置和保修等,价格上不得超过上海市的批复金额,包含2%的代理费用;

77.采招申请表需要请各院系负责人在网上审批认可,另外两个职能部门审批主要是指校财务处及资产处;

8)在准备采招申请表的同时,也请将补充给资产处的仪器论证材料,20-100万的仪器设备材料详见附件2100万以上的仪器设备论证材料详见附件3(专家论证意见表需签字盖章上传)

9)至此,院系、财务及资产全部审核完毕,采招中心3个工作日内安排通稿会,通稿完毕后将安排招标挂网;

10)招标公司招标完成后,会发布中标通知,请老师们登录网上ehall系统搜索外贸合同管理(国产仪器内贸合同)进入填写资产处的外贸购置合同信息。如有问题请联系采招中心的张纪明或者许梦龙老师,电话:65641327。资产处赵巍老师,电话:54237006



具体事宜请咨询:51980017韩丽妹    51980015朱东朔